Bộ chứng từ đi kèm lô hàng
Bộ chứng từ đi kèm lô hàng gồm giấy tờ về nguồn gốc, mục đích vận chuyển và chứng từ ghi nhận việc bàn giao. Khi gửi qua Á Châu, khách chuẩn bị giấy tờ phù hợp với lô hàng; Á Châu lập vận đơn, còn gọi là bill, để ghi thông tin hàng và xác nhận giao nhận. Lô nhiều kiện nên có danh sách chi tiết để hai đầu đối chiếu số kiện, nhận diện kiện thiếu hoặc có dấu hiệu hư hỏng.
Bài viết hướng dẫn chọn chứng từ theo tình huống, kiểm hàng trước khi ký và ghi rõ những gì thực tế đã bàn giao.
Bộ chứng từ đi kèm lô hàng gồm những gì?
Một lô hàng rời kho cần hai nhóm giấy: nhóm chứng minh hàng này của ai, đi đâu, vì sao và nhóm ghi nhận hàng đã bàn giao thế nào. Nhóm thứ nhất do bên gửi lập từ trước. Nhóm thứ hai sinh ra ngay lúc giao — có chữ ký cả hai phía.
Bảng dưới xếp bốn giấy thường gặp theo đúng câu hỏi kế toán hay đặt: lô của mình cần tờ nào?
| Giấy | Lô hàng nào cần | Ai lập | Vai trò khi bị hỏi |
|---|---|---|---|
| Hoá đơn điện tử | Lô có mua bán, đổi chủ sở hữu | Bên bán | Chứng minh nguồn gốc trên đường |
| Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ | Trường hợp được sử dụng phiếu theo quy định | Kế toán, thủ kho bên gửi | Chứng từ lưu thông cho trường hợp áp dụng |
| Chứng từ giao nhận; tại Á Châu dùng vận đơn | Lô cần ghi nhận thông tin hàng và việc bàn giao | Á Châu lập vận đơn; các bên kiểm tra và ký theo phần giao nhận | Đối chiếu hàng thực giao, thực nhận và tình trạng đã ghi |
| Bảng kê thu mua | Nông sản mua gom của người trực tiếp sản xuất | Bên mua | Giải trình nguồn gốc thay hoá đơn đầu vào |
Trong bốn tờ trên, cặp dễ nhầm nhất là hoá đơn điện tử và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ — dùng tréo là lỗi bị hỏi nhiều nhất khi kiểm tra trên đường. Phần tiếp theo tách đôi hai tờ này.
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: khi nào thay được hoá đơn?
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được dùng trong các trường hợp pháp luật cho phép. Kế toán cần xét loại nghiệp vụ và quan hệ hạch toán; việc hàng chưa thu tiền hoặc vẫn thuộc cùng doanh nghiệp không tự quyết định loại chứng từ. Khoản 3 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định cách sử dụng cho từng trường hợp; phần chuyển chi nhánh phía dưới giải thích tình huống liên quan.
Các tình huống cần xác định loại chứng từ
Các tình huống dưới đây cần được phân loại trước khi kế toán lập chứng từ:
- Điều chuyển giữa các chi nhánh phụ thuộc — chọn chứng từ theo cách tổ chức kinh doanh và hạch toán; xem phần chuyển chi nhánh phía dưới.
- Gửi hàng cho đại lý bán đúng giá — kèm lệnh điều động nội bộ; riêng dạng này còn có phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
- Xuất hàng đi gia công — nguyên liệu rời kho sang xưởng gia công rồi quay về, không phát sinh doanh thu.
- Nhận hàng nhập khẩu uỷ thác — khi chưa nộp thuế giá trị gia tăng ở khâu nhập khẩu, bên nhận uỷ thác xuất trả hàng bằng phiếu này.
- Xuất hàng ra cửa khẩu làm thủ tục xuất khẩu — được chọn dùng phiếu hoặc hoá đơn điện tử cho chặng nội địa.
- Bán hàng lưu động — hàng lên xe đi bán dọc thị trường dùng phiếu; chốt được đơn nào thì lập hoá đơn điện tử cho đơn đó.
Với giao dịch bán hàng, thời điểm lập hóa đơn được xác định theo thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa. Căn cứ: khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Nội dung phiếu và cách lập bản điện tử
Phiếu lập theo mẫu 03/XKNB ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP. So với hoá đơn, phiếu không có thuế suất, không có tổng tiền thanh toán, nhưng thêm hai dòng mà hoá đơn không có: họ tên người vận chuyển và phương tiện vận chuyển. Gửi hàng qua nhà xe thì hai dòng này ghi tên tài xế và biển số xe — hoặc tên đơn vị vận tải theo hợp đồng — nên kế toán cần hỏi nhà xe thông tin chuyến trước khi in phiếu. Phần bảng kê ghi tên hàng, đơn vị tính, số lượng theo lệnh điều động; phần chân phiếu đủ bốn chữ ký: người lập phiếu, thủ kho xuất, người vận chuyển, thủ kho nhập.
Bản điện tử lập trên phần mềm hoá đơn điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế, cùng hệ thống với hoá đơn của doanh nghiệp; cách lập, ký số và lưu trữ theo hướng dẫn tại Thông tư 91/2026/TT-BTC. Bản thể hiện của phiếu — in giấy hoặc mở trên điện thoại — đi theo xe để xuất trình dọc đường.
Tờ phiếu trong ảnh đi qua kho Á Châu tại TP.HCM giữa tháng 07/2026, chụp ngay trên kiện hàng và đã che thông tin khách. Liên 2 ghi rõ “Dùng để vận chuyển hàng”; bảng kê 5 dòng hàng cân thực tế từ 113,8 kg đến 213 kg, thêm một dòng 21.000 túi — cả lô 31 kiện. Nhân viên kho đối chiếu đúng các dòng này với số kiện thực nhận rồi mới cho hàng lên xe: phiếu lệch một dòng, kiện nằm lại chờ làm rõ.
Biên bản giao nhận hàng hóa và cách xác nhận trên bill Á Châu
Á Châu dùng vận đơn để ghi thông tin lô hàng và xác nhận tình trạng hàng hóa khi giao nhận. Khách kiểm lại nội dung trên bill cùng với hàng thực tế trước khi ký. Doanh nghiệp có phiếu giao hàng hoặc biên bản riêng phục vụ việc bàn giao với đối tác thì đối chiếu thêm chứng từ đó với vận đơn để các giấy cùng mô tả một lô hàng.
Kiểm những gì trước khi ký giao nhận?
Trước khi ký, đối chiếu người nhận, tên hàng, số kiện và tình trạng bao bì thực tế với thông tin trên chứng từ. Với lô có bảng kê chi tiết, kiểm theo từng dòng để biết đã nhận những kiện nào.
| Nội dung kiểm | Cách đối chiếu | Điều cần ghi rõ |
|---|---|---|
| Người gửi và người nhận | So tên, số điện thoại và địa chỉ với lô đang bàn giao | Sửa thông tin lệch trước khi xác nhận |
| Tên hàng và quy cách | So phần kê khai với mô tả hàng, loại bao bì và danh sách đi kèm | Phân biệt thùng, bao, pallet hoặc kiện gỗ |
| Số kiện bên ngoài | Đếm đơn vị đóng gói thực giao, thực nhận | Ghi rõ đang đếm kiện hay sản phẩm |
| Tình trạng bên ngoài | Quan sát vỏ kiện, băng keo, đai buộc và dấu hiệu ướt, rách, móp | Chỉ rõ kiện nào và vị trí bất thường |
| Phạm vi đã kiểm | Xác định đã kiểm bao bì hay cả hàng bên trong | Ghi đúng phần đã kiểm thực tế |
Đủ số thùng chưa có nghĩa là đã kiểm đủ sản phẩm bên trong. Khi chỉ bàn giao kiện đóng kín, nội dung xác nhận nên thể hiện việc đếm kiện và quan sát bên ngoài. Không ghi đã kiểm đủ hàng bên trong nếu chưa mở và kiểm đếm.
Ghi nhận thế nào khi hàng thiếu, móp, rách hoặc ướt?
Ghi cụ thể phần chênh lệch hoặc dấu hiệu bất thường ngay khi đối chiếu, rồi cùng người giao kiểm lại trước khi ký. Nội dung cần xác định được kiện liên quan, tình trạng nhìn thấy và thời điểm bàn giao.
- Thiếu kiện: ghi số kiện theo chứng từ, số thực nhận và mã kiện còn thiếu nếu có.
- Bao bì bất thường: mô tả vị trí móp, rách hoặc ướt; tránh chỉ ghi chung “hàng lỗi”.
- Chưa kiểm bên trong: ghi rõ phạm vi kiểm thực tế, không suy đoán tình trạng hàng từ vỏ thùng.
Ảnh chụp nên gồm toàn cảnh kiện và cận cảnh vị trí bất thường, có dấu nhận diện để ghép đúng với nội dung ghi nhận. Chụp lại chứng từ sau khi các bên đã ghi và ký; lưu cùng ảnh hàng để tiện đối chiếu khi cần trao đổi với Á Châu.
Một số cách diễn đạt tham khảo là “vỏ thùng rách ở góc dưới, chưa kiểm bên trong”, “đai buộc bị đứt, đã cùng người giao kiểm lại” hoặc “số kiện thực nhận khác số ghi trên chứng từ”. Chỉ dùng câu khớp với tình trạng thực tế và bổ sung dấu nhận diện kiện; đây là ví dụ cách ghi, không phải sự cố đã xảy ra tại Á Châu.
Bảng kê lô nhiều kiện cần những thông tin nào?
Bảng kê lô nhiều kiện nên nối được từng dòng hàng với kiện thực tế. Người gửi có thể dùng bảng đang quản lý của doanh nghiệp, bổ sung thông tin nhận diện và số kiện để đầu nhận kiểm theo cùng danh sách.
| Nhóm thông tin | Cách ghi để dễ kiểm |
|---|---|
| Lô hàng | Ghi mã lô hoặc số phiếu của người gửi; bổ sung mã vận đơn khi đã được lập |
| Dòng hàng | Ghi tên hàng, quy cách và đơn vị tính, tránh chỉ ghi “hàng theo đơn” |
| Kiện tương ứng | Ghi mã hoặc số thứ tự kiện đang dùng trên bao bì |
| Số lượng | Tách số kiện bên ngoài với số sản phẩm kê khai bên trong |
| Ghi nhận lúc bàn giao | Ghi số thực nhận, kiện còn thiếu và tình trạng cần lưu ý |
Nếu doanh nghiệp đánh số kiện, dùng cùng cách đánh số trên bao bì và bảng kê. Một kiện chứa nhiều loại hàng thì liệt kê các dòng hàng dưới cùng mã kiện; một loại hàng chia nhiều kiện thì ghi đủ các kiện tương ứng. Cách này giúp người nhận chỉ ra đúng phần cần kiểm lại, thay vì phải hỏi về cả lô.
Danh sách này phục vụ kiểm đếm. Phần chứng từ nguồn gốc của lô hàng vẫn cần được chuẩn bị riêng theo tình huống đã nêu trong bài.
Những cách ghi dễ làm hai bên hiểu khác nhau
Thông tin giao nhận dễ bị hiểu khác nhau khi thiếu đơn vị đếm, thiếu dấu nhận diện kiện hoặc mô tả vượt quá phần đã kiểm. Trước khi ký, rà lại những chỗ sau:
- Gộp số kiện và số sản phẩm vào một ô số lượng: tách rõ từng đơn vị.
- Ghi “đủ hàng” khi mới đếm bao bì: mô tả đúng phạm vi kiểm.
- Ghi “móp, rách” mà không chỉ kiện: bổ sung mã kiện hoặc đặc điểm nhận diện.
- Bảng kê và bao bì dùng hai cách đánh số khác nhau: đối chiếu, thống nhất lại trước khi bàn giao.
- Chỉ chụp ảnh hàng mà không lưu chứng từ đã ký: lưu cả hai để đọc được tình trạng cùng nội dung xác nhận.
Hoá đơn điện tử và bảng kê: lô hàng bán đi thì kẹp gì?
Lô hàng có mua bán thì hoá đơn điện tử do bên bán lập là chứng từ nguồn gốc — không cần phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ nữa. Doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ dùng hoá đơn giá trị gia tăng; hộ và doanh nghiệp kê khai theo phương pháp trực tiếp dùng hoá đơn bán hàng. Hoá đơn điện tử không cần in màu đóng dấu: bản thể hiện in giấy hoặc mở trên điện thoại, kèm mã tra cứu, là đủ xuất trình.
Riêng nông sản mua gom trực tiếp của người sản xuất — nhà vườn, hộ đánh bắt — thì người bán không có hoá đơn để xuất. Bên mua lập bảng kê thu mua ghi tên, địa chỉ người bán, loại hàng, số lượng, giá trị từng lần mua; bảng kê này kẹp theo lô hàng làm căn cứ giải trình nguồn gốc.
Chọn giấy theo tình huống lô hàng
Năm tình huống dưới đây gói gần hết các lô hàng qua kho Á Châu mỗi ngày. Bạn dò dòng giống lô của mình để biết cần chuẩn bị tờ nào.
| Tình huống | Giấy kẹp theo xe | Lưu ý |
|---|---|---|
| Bán hàng cho khách ở tỉnh | Hoá đơn điện tử | Bản thể hiện hoặc mã tra cứu đưa tài xế |
| Chuyển kho, chuyển chi nhánh cùng công ty | Chứng từ do kế toán xác định theo nghiệp vụ và quan hệ hạch toán | Đối chiếu mã lô, mã kiện và kho nhận theo phần hướng dẫn bên dưới |
| Gửi hàng cho đại lý bán đúng giá | Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ + lệnh điều động | Bán được mới xuất hoá đơn |
| Cá nhân gửi đồ dùng, quà biếu — không kinh doanh | Không cần hoá đơn, chứng từ thuế | Kê đúng tên hàng trên vận đơn nhà xe là đủ |
| Hàng nhập khẩu đi tiếp về kho, ra thị trường | Tờ khai hải quan kèm chứng từ mua bán | Giữ bản sao đi theo hàng |
Dòng thứ tư đáng nói riêng, vì nhiều khách cá nhân gọi về tổng đài lo lắng chuyện hoá đơn: đồ đạc gia đình, quà cáp không phải hàng kinh doanh, không ai đòi hoá đơn của bạn cả. Còn với hàng kinh doanh, thiếu chứng từ hợp lệ thì lô hàng có thể bị tạm giữ để xác minh và bị xử phạt — mức phạt từng trường hợp, thời điểm xuất trình và cách cơ quan chức năng kiểm tra nằm trong bài quy định hoá đơn, chứng từ khi vận chuyển hàng.
Chuyển hàng giữa hai chi nhánh: quản lý mã kiện và chứng từ bàn giao
Khi vận chuyển giữa các chi nhánh, kho gửi, kho nhận và kế toán nên dùng chung một danh sách lô hàng. Danh sách cần nối được mã điều chuyển của doanh nghiệp, mã từng kiện và mã vận đơn của nhà xe. Nhờ đó, đầu nhận xác định được hàng thuộc lần điều chuyển nào, còn kế toán đối chiếu được phần đã xuất với phần thực nhập.
Chọn chứng từ trước khi xuất hàng
Kế toán cần xác định quan hệ hạch toán của hai đơn vị và mục đích chuyển hàng trước khi chọn chứng từ. Với trường hợp điều chuyển hàng giữa các chi nhánh phụ thuộc nêu tại điểm d khoản 3 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ được lựa chọn hóa đơn GTGT điện tử hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo cách tổ chức kinh doanh, hạch toán. Không mặc định mọi lô mang tên “chuyển chi nhánh” đều dùng cùng một giấy.
Danh sách mã kiện và bill nhà xe phục vụ đối chiếu giao nhận. Chúng không thay chứng từ kế toán, thuế phù hợp với lô hàng. Trước lúc bàn giao, người gửi nên chuyển thông tin chứng từ và danh sách kiện cho đầu nhận để hai bên kiểm theo cùng một bản.
Giữ mã kiện thống nhất từ kho gửi đến kho nhận
Mỗi kiện nên có dấu nhận diện riêng trong lô, khớp với danh sách người gửi đang quản lý. Nếu mỗi lần điều chuyển đều đánh số lại từ đầu, cần ghi thêm mã lô để tránh nhầm những kiện có cùng số thứ tự.
Ba loại mã có nhiệm vụ khác nhau: mã điều chuyển gom hồ sơ của lần xuất hàng; mã kiện chỉ một đơn vị đóng gói; mã vận đơn nhận diện đơn vận chuyển. Doanh nghiệp nên lưu các mã cạnh nhau trong bảng đối chiếu, thay vì đổi mã kiện thành mã bill rồi mất dấu dữ liệu ban đầu.
Một mã hàng có thể nằm trong nhiều kiện; một kiện cũng có thể chứa nhiều mã hàng. Vì vậy, bảng kê cần thể hiện quan hệ giữa hàng và kiện, không chỉ cộng tổng số thùng. Giữ riêng số kiện bên ngoài với số sản phẩm bên trong như phần hướng dẫn giao nhận phía trên.
Lô chia nhiều chuyến thì ghi rõ những kiện đi theo từng vận đơn và phần còn chờ gửi. Nếu phải đóng lại hoặc tách kiện, lưu quan hệ mã cũ với mã mới, người cập nhật và thời điểm thay đổi; gửi lại danh sách cho kho nhận trước khi họ đối chiếu hàng.
Kho gửi, kho nhận và kế toán phụ trách phần nào?
Kho gửi xác nhận hàng xuất thực tế, kho nhận xác nhận hàng thực nhận, còn kế toán kiểm chứng từ và đối chiếu số liệu hai đầu. Doanh nghiệp có thể dùng bảng phân công sau để thống nhất công việc trước chuyến:
| Bộ phận | Việc cần đối chiếu | Thông tin chuyển cho bên còn lại |
|---|---|---|
| Kho gửi | So hàng đã đóng với danh sách điều chuyển; kiểm mã kiện, số kiện và địa chỉ nhận | Danh sách kiện thực giao, phần chưa gửi, mã vận đơn và chứng từ bàn giao |
| Kho nhận | Kiểm đúng lô, đúng mã kiện; ghi số thực nhận và phạm vi đã kiểm trước khi ký | Xác nhận nhận hàng, kiện còn thiếu hoặc nhận nhầm, ảnh và ghi nhận bất thường nếu có |
| Kế toán | Chọn chứng từ phù hợp; đối chiếu số xuất, số nhập và phần chênh lệch theo từng mã hàng | Hồ sơ điều chuyển đã đối chiếu, danh sách việc còn chờ xác minh và người phụ trách |
Địa chỉ nhận cần là điểm giao hàng thực tế, kèm người liên hệ và thời gian có thể nhận. Tên chi nhánh trên hồ sơ chưa đủ để tài xế xác định đúng cổng kho hoặc người ký nhận.
Khép hồ sơ khi số xuất và số nhận chưa khớp
Khi hai đầu lệch số liệu, kho gửi và kho nhận nên đối chiếu theo từng mã kiện trước, rồi mới kiểm các dòng hàng bên trong. Cần phân biệt kiện chưa xuất, kiện đi chuyến khác, kiện nhận nhầm và hàng thiếu sau kiểm đếm; mỗi tình huống có cách xác minh khác nhau.
Kho nhận ghi đúng phần đã nhận và đã kiểm, lưu xác nhận trên bill cùng danh sách chênh lệch. Kế toán dùng hồ sơ này để xử lý số liệu theo quy trình của doanh nghiệp; không sửa số lượng chỉ để hai bảng bằng nhau khi chưa rõ nguyên nhân.
Hồ sơ đối chiếu nên tập hợp chứng từ điều chuyển, danh sách mã kiện, vận đơn và xác nhận thực nhận theo cùng mã lô. Với hàng đi nhiều đợt, theo dõi riêng phần đã giao, phần chưa gửi và phần chờ xác minh. Chỉ đánh dấu hoàn tất khi số liệu và các chênh lệch đã được làm rõ.
Gửi hàng qua Á Châu, ai chuẩn bị giấy nào?
Người gửi chuẩn bị chứng từ phù hợp với nguồn gốc và mục đích vận chuyển của lô hàng. Á Châu lập vận đơn để ghi thông tin hàng và xác nhận giao nhận. Với lô nhiều kiện, khách chuẩn bị thêm danh sách chi tiết để đầu gửi và đầu nhận đối chiếu theo cùng cách kê khai.
Khi bàn giao, kiểm hàng thực tế, ghi tình trạng cần lưu ý và đọc lại nội dung trước khi ký. Hình bill cùng phần giải thích các liên đã có trong bài hướng dẫn gửi hàng và tra cứu vận đơn Á Châu.
Bạn có thể đối chiếu phần chuẩn bị trước chuyến trong hướng dẫn giấy tờ và thủ tục gửi hàng. Cần làm rõ chứng từ cho lô cụ thể, gọi 1900 1733 và cung cấp tên hàng, nơi gửi, nơi nhận cùng mục đích vận chuyển.
Với lô điều chuyển liên tỉnh, bạn có thể gửi tên hàng, khối lượng, số kiện và hai địa chỉ kho để Á Châu tư vấn phương án vận tải Bắc Nam.
Câu hỏi thường gặp về chứng từ lô hàng
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ có thay hoá đơn được không?
Phiếu được dùng trong các trường hợp pháp luật cho phép. Cần xác định nghiệp vụ và quan hệ hạch toán trước khi chọn chứng từ; không chỉ căn cứ vào việc hàng chưa thu tiền. Phần chuyển chi nhánh trong bài giải thích cách đối chiếu hồ sơ cho tình huống điều chuyển.
Mất phiếu giữa đường thì làm sao?
Phiếu điện tử nằm trên hệ thống hoá đơn của doanh nghiệp, nên bên lập in lại bản thể hiện hoặc gửi mã tra cứu cho tài xế là xuất trình được. Mất bản giấy loại lập tay thì báo ngay về bên lập để lập lại và ghi nhận sự việc — đừng để xe chạy tiếp không giấy.
Á Châu có mẫu biên bản giao nhận riêng để tải về không?
Á Châu dùng vận đơn để ghi nhận giao nhận hàng hóa. Khách kiểm thông tin và tình trạng hàng trên bill khi bàn giao; bài này hướng dẫn cách đối chiếu, không cung cấp một mẫu biên bản riêng của Á Châu để tải về.
Hàng thiếu hoặc hỏng thì cần lưu những gì?
Bạn nên lưu vận đơn, nội dung ghi nhận lúc giao nhận, ảnh kiện hàng và bảng kê đi kèm nếu có. Khi liên hệ Á Châu, cung cấp mã vận đơn cùng mô tả phần thiếu hoặc hư hỏng để bộ phận phụ trách kiểm tra. Điều kiện xử lý được trình bày trong chính sách bồi thường.
Nội dung do đội vận hành Vận Chuyển Á Châu biên soạn từ nghiệp vụ giao nhận hằng ngày tại 3 kho TP.HCM, Đà Nẵng, Hà Nội, hotline 1900 1733. Căn cứ pháp lý: Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, hiệu lực từ 01/07/2026, thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC — kiểm tra hiệu lực ngày . Phần hướng dẫn giao nhận trên vận đơn được đối chiếu với nghiệp vụ Á Châu ngày . Phần hướng dẫn điều chuyển giữa các chi nhánh được bổ sung ngày ; căn cứ liên quan tại khoản 3 Điều 6 và khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP được đối chiếu lại cùng ngày.
