Hướng dẫn chi tiết cách gửi hàng và tra cứu vận đơn

Gửi hàng tại Vận Chuyển Á Châu đi qua sáu bước: báo thông tin lô hàng, nhận báo giá, chốt điều kiện và cách thanh toán, giao hàng cho Á Châu, nhận vận đơn, rồi theo dõi tới khi hàng được ký nhận. Mỗi lô hàng nhận một vận đơn giấy in sẵn bốn liên; trên đó có mã tra cứu gồm chữ AC và bảy chữ số. Nhập mã này vào trang tra cứu là xem được toàn bộ hành trình lô hàng.

Hệ thống quản lý vận đơn của Á Châu ghi nhận từng mốc kèm ngày giờ và địa điểm, từ lúc kho nhận hàng cho tới lúc giao xong. Với hơn 300 chuyến xe và khoảng 1.700 đơn hàng mỗi tháng trên tuyến Bắc – Nam, đây là cách duy nhất để cả người gửi lẫn người nhận cùng nhìn thấy một trạng thái giống nhau. Khi giao xong, nhân viên giao hàng chụp lại chứng từ có chữ ký người nhận và ảnh này hiện luôn trong kết quả tra cứu. Vận đơn tra cứu trực tuyến được trong 30 ngày kể từ ngày gửi.

Bài viết hướng dẫn lần lượt: cần chuẩn bị gì trước khi gửi hàng, sáu bước của quy trình gửi, cách đọc vận đơn bốn liên và vị trí mã tra cứu, hai cách tra cứu vận đơn, ý nghĩa từng trạng thái hiển thị, và thủ tục khiếu nại khi hàng có sự cố.

Cần chuẩn bị gì trước khi gửi hàng cho Á Châu?

Có ba thứ cần chuẩn bị trước khi liên hệ: thông tin lô hàng để nhân viên báo giá, chứng từ hợp lệ đi kèm hàng, và kiện hàng đã đóng gói xong. Chuẩn bị đủ ba nhóm này thì cuộc gọi báo giá chỉ mất vài phút và hàng lên xe ngay trong ngày.

Thông tin cần báo cho nhân viên

Báo giá chính xác phụ thuộc hoàn toàn vào thông tin anh chị cung cấp. Những thông tin cần có:

• Tên hàng và mô tả — loại hàng gì, đóng trong thùng carton, bao tải, pallet hay kiện gỗ.
• Nơi đi và nơi đến — địa chỉ cụ thể kèm tỉnh/thành của cả hai đầu.
• Số lượng kiện và khối lượng tính bằng kg, hoặc số khối tính bằng m³.
• Kích thước kiện lớn nhất — quan trọng với hàng cồng kềnh vì ảnh hưởng tới loại xe điều động.
• Tên và số điện thoại di động của người gửi lẫn người nhận.
• Ảnh chụp lô hàng nếu có — giúp nhân viên ước lượng nhanh và chính xác hơn.

Số điện thoại di động của người nhận không phải thủ tục thừa. Điều khoản mặt sau vận đơn quy định người gửi phải cung cấp số di động để phát hàng ngoài giờ hành chính, gồm cả phát ngày thứ Bảy, Chủ nhật hoặc buổi tối. Thiếu số này, hàng đến nơi vẫn có thể nằm lại kho chờ liên hệ.

Hàng có tính chất đặc biệt phải khai báo ngay từ đầu: hàng dễ vỡ, hàng dễ hư hỏng, chất lỏng. Đây vừa là nghĩa vụ ghi trong điều khoản vận đơn, vừa là căn cứ để bộ phận khai thác xếp hàng đúng vị trí trên xe.

Chứng từ đi kèm hàng hóa

Người gửi chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp của hàng và phải có chứng từ hợp lệ đi cùng hàng theo quy định. Khi cơ quan chức năng kiểm tra trên đường mà lô hàng thiếu chứng từ, trách nhiệm thuộc về người gửi chứ không thuộc về đơn vị vận chuyển — điều này ghi rõ trong phần nghĩa vụ người gửi ở mặt sau vận đơn.

Hai nhóm hàng Á Châu không nhận gửi trong mọi trường hợp:

• Hàng hóa, tài liệu vi phạm quy định của nhà nước về hàng cấm gửi, cấm lưu thông, cấm xuất khẩu.
• Hàng có thể gây nguy hại cho nhân viên khai thác, cho phương tiện vận chuyển và các phương tiện khác.

Đóng gói: Á Châu hướng dẫn, khách tự đóng

Á Châu không nhận đóng gói hay đóng thùng hộ. Phần việc này thuộc về người gửi, và Á Châu hướng dẫn bằng văn bản cách đóng cho từng nhóm hàng. Đây không phải chuyện thủ tục mà gắn thẳng với quyền lợi: nếu vỏ thùng bên ngoài còn nguyên đai nguyên kiện mà hàng bên trong vẫn hỏng do đóng gói không đảm bảo, trường hợp đó nằm ngoài diện được bồi thường.

Phần Á Châu chịu trách nhiệm là khâu sau khi nhận hàng: xếp dỡ và chèn cố định kiện hàng trên xe, dán nhãn “hàng dễ vỡ – xin nhẹ tay” cho những kiện đã khai báo, và bố trí hai tài xế mỗi xe đường dài để xe chạy liên tục mà không phải dừng nghỉ dài giữa tuyến.

Quy trình gửi hàng tại Á Châu qua sáu bước

Từ lúc gọi hỏi giá đến lúc cầm vận đơn trong tay thường chỉ gói trong một buổi, nếu hàng đã đóng gói sẵn và anh chị ở khu vực có kho Á Châu.

1. Gửi thông tin lô hàng. Gọi tổng đài 1900 1733 phím 1 gặp bộ phận đường bộ, hoặc nhắn qua Zalo, và cung cấp đủ các thông tin ở mục trên.
2. Nhận báo giá. Nhân viên phản hồi trong vòng 30 phút, kèm cách tính cước và thời gian dự kiến cho tuyến đó.
3. Chốt điều kiện. Hai bên thống nhất giá, hình thức thanh toán và điều kiện giao nhận — trao đổi trực tiếp, qua email hoặc Zalo đều được. Khách gửi thường xuyên ký hợp đồng dịch vụ để áp dụng cho mọi lô sau.
4. Giao hàng cho Á Châu. Anh chị mang hàng qua kho, hoặc Á Châu điều xe tải nhỏ tới địa chỉ của anh chị nhận hàng.
5. Nhận vận đơn. Nhân viên lập vận đơn bốn liên, ghi kê khai chi tiết, khối lượng và cước phí; anh chị ký xác nhận và giữ lại liên của người gửi.
6. Theo dõi và nhận hàng. Dùng mã trên vận đơn để tra cứu hành trình; hàng đến nơi, người nhận ký vào liên người nhận và Á Châu lưu lại ảnh chứng từ.

Xe không chạy theo khung giờ cố định. Xe xếp đầy hàng là xuất bến, thường vào khoảng 18h đến 22h, cao điểm có thể xếp tới sáng hoặc đi buổi trưa nếu trên xe có hàng hỏa tốc. Nhờ vậy hàng gửi trong ngày hiếm khi phải chờ sang hôm sau. Riêng dịp Tết, đặt trước một đến hai ngày là đủ.

Gửi tại kho hay để xe tới lấy tận nơi?

Trên vận đơn có hai ô đánh dấu riêng cho hai đầu: “Nơi Nhận Hàng” và “Nơi Giao Hàng”, mỗi ô chọn giữa Kho Á Châu và Kho Khách Hàng. Bốn tổ hợp tương ứng với bốn cách giao nhận:

Ô đánh dấu này nên kiểm lại trước khi ký, vì nó quyết định ai chịu chặng đầu và chặng cuối — cũng là phần hay phát sinh hiểu nhầm nhất giữa người gửi và người nhận.

Cước phí tính thế nào và thanh toán ra sao?

Cước tính theo khối lượng thực tế bằng kg hoặc theo số khối bằng m³, tùy hàng nặng hay hàng nhẹ. Với hàng ở khoảng giữa, Á Châu quy đổi 1 m³ = 300 kg, so kg cân thực tế với số khối nhân 300 rồi tính cước theo giá trị cao hơn. Ô “Khối lượng hàng” trên vận đơn có sẵn hai lựa chọn KG và CBM chính là để ghi nhận điều này.

Phần thanh toán trên vận đơn cũng có ba ô để đánh dấu:

• Đã thanh toán — người gửi trả cước ngay khi gửi hàng.
• Người nhận TT — người nhận trả cước khi nhận hàng.
• TT cuối tháng — dành cho khách ký hợp đồng, chốt công nợ theo tháng.

Với lô hàng cần thu tiền hộ, Á Châu nhận thu hộ COD với phí từ 1% đến 3% giá trị đơn hàng tùy giá trị và thỏa thuận; thu xong kế toán chuyển khoản lại người gửi trong một đến hai ngày. Thắc mắc về công nợ và hóa đơn, anh chị gọi 1900 1733 phím 4 gặp bộ phận Kế toán.

Vận đơn Á Châu: bốn liên và mã AC kèm bảy chữ số

Vận đơn Á Châu in sẵn thành bốn liên khổ 240 × 152 mm, mỗi liên một màu và một người giữ. Đây là chứng từ gốc của lô hàng: mọi việc tra cứu, đối chiếu và khiếu nại về sau đều căn cứ vào nó.

Liên 4 là liên anh chị cầm về sau khi gửi hàng. Giữ liên này tới khi hàng đã giao xong và người nhận xác nhận không có vấn đề gì, vì đó là bằng chứng gửi hàng duy nhất phía người gửi có trong tay.

Mã vận đơn nằm ở đâu trên bill?

Mã vận đơn in ở góc trên bên phải vận đơn, ngay dưới logo và phía trên mã vạch. Mã luôn có dạng chữ AC in liền bảy chữ số màu đỏ, ví dụ AC0080680. Đây là mã duy nhất của lô hàng và cũng là mã dùng để tra cứu trực tuyến.

Nhập mã cần lưu ý ba điểm: viết liền không có dấu cách, chữ AC viết hoa, và đủ bảy chữ số phía sau. Mã ghi thiếu số hoặc thêm ký tự lạ đều bị hệ thống từ chối ngay ở bước kiểm tra định dạng.

Những trường cần kiểm trước khi ký vận đơn

Chân vận đơn có dòng cam kết: người gửi chịu trách nhiệm với nội dung kê khai trên phiếu gửi và các điều khoản ở mặt sau. Ký vào là xác nhận toàn bộ nội dung đã ghi, nên hãy soát các trường sau:

• Tên, địa chỉ và số điện thoại của người gửi lẫn người nhận, đặc biệt là tỉnh/thành.
• Ô “Kê khai chi tiết” đã mô tả đúng hàng bên trong.
• Ô “Khối lượng hàng” đánh dấu đúng KG hay CBM và đúng con số.
• Ô “Nơi Nhận Hàng” và “Nơi Giao Hàng” đánh dấu đúng cách giao nhận đã thỏa thuận.
• Cước phí, cước dịch vụ đặc biệt và ô hình thức thanh toán.
• Ghi chú về hàng dễ vỡ, chất lỏng hoặc yêu cầu riêng đã được ghi vào ô “Ghi chú”.

Soát kỹ đến vậy vì tờ bill đồng thời là biên nhận, bằng chứng hợp đồng và căn cứ khiếu nại — giá trị pháp lý của vận đơn được phân tích riêng trong một bài chi tiết.

Hai cách tra cứu vận đơn Á Châu

Có hai cách kiểm tra tình trạng lô hàng: tra cứu trực tuyến trên website và gọi tổng đài. Tra trực tuyến nhanh hơn và xem được cả ảnh chứng từ giao hàng; gọi tổng đài phù hợp khi vận đơn đã quá hạn tra cứu online hoặc cần người giải thích cụ thể.

Cách 1: Tra cứu trực tuyến

Truy cập trang tra cứu vận đơn trên website Á Châu, nhập mã vận đơn vào ô rồi bấm nút TRA CỨU. Kết quả hiện ra ngay trên cùng trang, không phải chờ tải lại.

Trang này tra cứu được 24/7. Có một giới hạn cần biết: hệ thống chỉ cho tra cứu trực tuyến những vận đơn trong vòng 30 ngày kể từ ngày gửi hàng. Vận đơn cũ hơn sẽ hiện thông báo hết hạn tra cứu online kèm hướng dẫn liên hệ tổng đài.

Kết quả tra cứu hiển thị những gì?

Một kết quả tra cứu đầy đủ gồm ba khối thông tin. Khối đầu là thông tin vận đơn: mã vận đơn kèm trạng thái hiện tại, người gửi và người nhận kèm tỉnh của mỗi bên, loại hàng, trọng lượng và số lượng lô, ngày gửi cùng ngày giao dự kiến — hoặc ngày giao thực tế nếu hàng đã giao xong.

Khối thứ hai là lịch sử hành trình, liệt kê từng mốc theo thứ tự mới nhất trước, mỗi mốc kèm ngày giờ và địa điểm ghi nhận. Khối thứ ba là ảnh bằng chứng giao hàng do nhân viên chụp tại điểm giao, bấm vào ảnh để phóng to xem rõ chữ ký trên chứng từ.

Tên người gửi và người nhận hiển thị dưới dạng đã che bớt ký tự. Đây là thiết kế có chủ đích để người ngoài dò được mã cũng không đọc được đầy đủ thông tin đối tác của anh chị.

Cách 2: Gọi tổng đài 1900 1733

Gọi 1900 1733 phím 3 gặp bộ phận Chăm sóc khách hàng, đọc mã vận đơn, nhân viên tra trên hệ thống và báo lại tình trạng đơn. Cách này dùng khi vận đơn đã quá 30 ngày, khi kết quả tra cứu có điểm chưa rõ, hoặc khi anh chị cần xác nhận bằng lời với người phụ trách.

Tổng đài làm việc trong giờ hành chính, từ 8h00 đến 17h00 các ngày thứ Hai đến thứ Bảy. Ngoài khung giờ này, tra cứu trực tuyến vẫn hoạt động bình thường.

Nhập mã mà không ra kết quả thì làm gì?

Bốn nguyên nhân thường gặp và cách xử lý tương ứng:

Ý nghĩa các trạng thái vận đơn

Trạng thái vận đơn cho biết lô hàng đang ở khâu nào. Bốn trạng thái chính chạy theo đúng thứ tự hàng đi từ kho gửi tới tay người nhận.

• Đơn mới — Á Châu đã nhận hàng và tiến hành xử lý. Lô hàng đã vào hệ thống và đang chờ xếp lên xe.
• Đã xuất kho — hàng đã rời kho đầu gửi và đang trên đường giao.
• Đến kho đích — hàng đã tới kho đầu nhận, chờ giao chặng cuối tới địa chỉ người nhận hoặc chờ người nhận ra lấy.
• Giao thành công — hàng đã giao xong, kèm tên người ký nhận và ảnh chứng từ giao hàng.

Không phải lô nào cũng hiện đủ bốn mốc. Lô đi thẳng từ kho gửi tới địa chỉ người nhận mà không qua kho trung chuyển sẽ nhảy từ “Đã xuất kho” sang “Giao thành công”. Số mốc ít hơn không có nghĩa là thiếu thông tin — mỗi mốc chỉ được ghi khi hàng thực sự đi qua khâu đó.

Ngoài bốn trạng thái trên còn trạng thái Đã hủy, dành cho đơn dừng giữa chừng. Gặp trạng thái này, anh chị gọi tổng đài phím 3 để biết lý do và hướng xử lý cụ thể.

Thời gian giữa các mốc phụ thuộc tuyến và hình thức gửi. Hàng ghép tuyến TP.HCM – Hà Nội thường mất 3 đến 4 ngày, các khu vực khác dao động 1 đến 5 ngày. Bao nguyên xe nhanh hơn đáng kể: khoảng 1 ngày cho các tỉnh miền Trung và 2 ngày cho trọn tuyến Bắc – Nam, nhờ đường cao tốc gần như nối liền mạch và mỗi xe bố trí hai tài xế chạy luân phiên.

Khiếu nại và bồi thường khi hàng có sự cố

Thời hạn khiếu nại với hàng trong nước là 30 ngày kể từ ngày gửi hàng, hàng quốc tế là 60 ngày. Quá thời hạn này Á Châu không còn trách nhiệm giải quyết, nên phát hiện bất thường ở khâu nào thì báo ngay ở khâu đó. Thời hạn giải quyết khiếu nại là tối đa 60 ngày với hàng trong nước và tối đa 30 ngày với hàng quốc tế, tính từ ngày nhận khiếu nại.

Căn cứ bồi thường là điều khoản in ở mặt sau vận đơn, dựa trên Luật Bưu chính có hiệu lực từ 01/01/2011 và Quyết định số 89/QĐ-TGĐ/ACHAU-2011 ngày 10/10/2011 của Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần Vận Chuyển Á Châu. Với hàng đã khai giá, mức bồi thường căn cứ vào hợp đồng bảo hiểm hai bên đã ký. Hàng giá trị cao, Á Châu hỗ trợ cả hai hướng: khai giá trên vận đơn, hoặc đứng ra mua bảo hiểm hàng hóa hộ khi anh chị yêu cầu.

Những trường hợp không thuộc diện bồi thường hoặc hoàn cước, ghi rõ trong điều khoản:

• Hàng nguyên đai nguyên kiện bên ngoài nhưng hư hỏng bên trong do đặc tính hàng hóa hoặc do đóng gói của khách không đảm bảo.
• Hàng đã phát theo thỏa thuận và không có khiếu nại gì tại thời điểm nhận.
• Hàng hư hỏng do đặc tính tự nhiên của chính vật phẩm bên trong.
• Thiệt hại gián tiếp hoặc nguồn lợi không thu được do mất, hư hỏng, phát chậm gây nên.
• Không phát được hàng do lỗi của người gửi.
• Trường hợp bất khả kháng theo pháp luật: động đất, chiến sự, bão lụt.
• Khiếu nại nộp quá thời hạn quy định.

Chi tiết đầy đủ về mức đền và quy trình xử lý nằm ở trang chính sách bồi thường.

Câu hỏi thường gặp

Mã vận đơn Á Châu có dạng như thế nào? Chữ AC viết hoa liền bảy chữ số, ví dụ AC0080680. Mã in màu đỏ ở góc trên bên phải vận đơn, ngay phía trên mã vạch.

Tra cứu vận đơn có mất phí không? Không. Tra cứu trực tuyến trên website miễn phí và không cần đăng ký tài khoản.

Vì sao vận đơn cũ không tra cứu được nữa? Hệ thống giới hạn tra cứu trực tuyến trong 30 ngày kể từ ngày gửi hàng. Vận đơn cũ hơn vẫn tra được qua tổng đài 1900 1733 phím 3.

Người nhận có tra cứu được không? Được, chỉ cần có mã vận đơn. Người gửi thường chụp lại liên 4 gửi cho người nhận để hai bên cùng theo dõi.

Làm mất vận đơn thì tra cứu bằng cách nào? Gọi tổng đài phím 3, cung cấp tên người gửi, tên người nhận, ngày gửi và tuyến hàng để nhân viên dò lại trên hệ thống.

Ảnh bằng chứng giao hàng là ảnh gì? Là ảnh nhân viên chụp tại thời điểm giao, gồm chứng từ có chữ ký người nhận và hiện trạng kiện hàng lúc bàn giao. Ảnh hiện ngay trong kết quả tra cứu khi đơn ở trạng thái Giao thành công.

Á Châu có nhận thu tiền hộ không? Có. Phí thu hộ COD từ 1% đến 3% giá trị đơn hàng tùy giá trị và thỏa thuận; tiền được chuyển khoản lại người gửi trong một đến hai ngày sau khi thu.

Kết luận

Gửi hàng tại Á Châu gọn trong sáu bước, và toàn bộ quyền lợi về sau nằm ở tờ vận đơn bốn liên nhận được lúc gửi. Giữ lại liên 4, kiểm kỹ các ô kê khai trước khi ký, và ghi nhớ mã AC kèm bảy chữ số — đó là ba việc nhỏ giúp anh chị chủ động theo dõi lô hàng và có đủ căn cứ nếu cần khiếu nại.

Với mỗi lô hàng, hệ thống ghi lại đủ mốc thời gian, địa điểm và ảnh chứng từ lúc giao, nên người gửi ở đầu này và người nhận ở đầu kia luôn nhìn thấy cùng một thông tin. Đây cũng là cách Á Châu vận hành hơn 300 chuyến xe mỗi tháng mà vẫn truy được từng đơn khi cần đối chiếu.

Anh chị cần gửi hàng liên tỉnh hoặc chạy tuyến định kỳ, tham khảo dịch vụ vận tải Bắc – Nam của Á Châu; muốn ước lượng chi phí trước khi gọi, xem bảng giá cước vận chuyển theo từng tuyến và loại hàng.