Quy định về hóa đơn, chứng từ khi vận chuyển hàng hóa
Hàng hóa lưu thông trên đường phải có hóa đơn, chứng từ chứng minh nguồn gốc hợp pháp — thiếu có thể bị coi là hàng nhập lậu hoặc không rõ nguồn gốc và bị xử phạt theo giá trị hàng.
Hàng hóa khi vận chuyển trên đường bắt buộc phải có hóa đơn, chứng từ chứng minh nguồn gốc hợp pháp và xuất trình được ngay khi cơ quan chức năng kiểm tra. Loại chứng từ tùy trường hợp: hàng mua bán trong nước đi kèm hóa đơn điện tử; hàng điều chuyển giữa các kho, chi nhánh của cùng doanh nghiệp đi kèm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ; hàng nhập khẩu cần tờ khai hải quan.
Nếu lô hàng không có hoặc không xuất trình được chứng từ hợp lệ, hàng có thể bị coi là hàng nhập lậu hoặc hàng không rõ nguồn gốc, xuất xứ và bị phạt tiền theo giá trị – từ cảnh cáo cho tới 50 triệu đồng với cá nhân, tổ chức phạt gấp đôi; riêng người bán không lập hóa đơn có thể bị phạt tới 80 triệu đồng. Trách nhiệm chuẩn bị hóa đơn thuộc về chủ hàng; đơn vị vận chuyển như Á Châu tư vấn và nhắc khách chuẩn bị đủ giấy tờ trước khi nhận hàng.
Bài viết trình bày lần lượt: các chứng từ cần đi kèm theo từng trường hợp, quy định với hàng trong nước và hàng nhập khẩu, mức phạt khi thiếu hóa đơn chứng từ, thời điểm xuất trình, và cách Á Châu hỗ trợ khách. Nội dung cập nhật theo các văn bản hiện hành gồm Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), Nghị định 98/2020/NĐ-CP và Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP).
Vận chuyển hàng hóa trên đường cần hóa đơn, chứng từ gì?
Mọi lô hàng lưu thông trên đường phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp đi kèm và xuất trình được tại thời điểm kiểm tra. Chứng từ cụ thể tùy loại giao dịch, nhưng phổ biến nhất là hóa đơn điện tử cho hàng mua bán và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cho hàng điều chuyển trong cùng doanh nghiệp.
Bảng dưới đây tra nhanh loại chứng từ bắt buộc theo từng trường hợp vận chuyển thường gặp:
| Trường hợp vận chuyển | Chứng từ bắt buộc đi kèm | Căn cứ |
|---|---|---|
| Bán hàng trong nước (người bán giao cho người mua) | Hóa đơn điện tử (hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng) | NĐ 123/2020, sửa đổi NĐ 70/2025 |
| Điều chuyển nội bộ giữa kho, chi nhánh phụ thuộc khác địa bàn | Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm lệnh điều động | NĐ 123/2020, Điều 8 |
| Gửi hàng cho đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng | Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (hoặc hóa đơn) | NĐ 123/2020, Điều 8 |
| Hàng khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, cho, biếu, tặng | Vẫn phải lập hóa đơn điện tử, kể cả khi không thu tiền | NĐ 123/2020, Điều 4 |
| Hàng nhập khẩu lưu thông trong thị trường nội địa | Tờ khai hải quan và hóa đơn, chứng từ nhập khẩu | TTLT 64/2015 |
| Nông, lâm, thủy sản do người dân tự sản xuất bán ra | Bảng kê thu mua hàng hóa do bên mua lập | NĐ 123/2020 |
Từ ngày 1/7/2022, hóa đơn đã chuyển hẳn sang hóa đơn điện tử, nên khi kiểm tra trên đường, tài xế xuất trình bằng bản thể hiện của hóa đơn hoặc mã tra cứu để cơ quan chức năng tra trên hệ thống, không cần bản giấy đóng dấu như trước.
Hóa đơn, chứng từ với hàng hóa mua bán, sản xuất trong nước
Với hàng sản xuất, kinh doanh trong nước, chứng từ đi kèm khi vận chuyển là hóa đơn điện tử do người bán lập theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 1/6/2025. Hàng điều chuyển trong nội bộ doanh nghiệp thì dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm lệnh điều động.
Các loại chứng từ thường dùng cho hàng trong nước gồm:
- Hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng điện tử: lập khi bán hàng cho khách, tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm lệnh điều động: dùng khi điều chuyển hàng giữa các đơn vị hạch toán phụ thuộc như kho, chi nhánh, cửa hàng ở khác địa bàn.
- Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý: dùng khi giao hàng cho đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng.
- Bảng kê thu mua hàng hóa: dùng khi mua nông, lâm, thủy sản của người dân trực tiếp sản xuất – nhóm không thuộc đối tượng phải lập hóa đơn.
Nghị định 70/2025 làm rõ hơn thời điểm lập hóa đơn, đặc biệt với bán hàng số lượng lớn và cung cấp dịch vụ. Doanh nghiệp cần lập hóa đơn đúng thời điểm để hàng khi rời kho luôn có chứng từ hợp lệ đi kèm. Khi cần đối chiếu đầy đủ, có thể xem thêm các giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng hóa.
Hóa đơn, chứng từ với hàng hóa nhập khẩu lưu thông trên thị trường
Hàng hóa nhập khẩu khi lưu thông trong thị trường nội địa phải có hóa đơn, chứng từ chứng minh đã nhập khẩu hợp pháp, chủ yếu là tờ khai hải quan và hóa đơn của cơ sở bán. Nếu không xuất trình được trong thời hạn kiểm tra, hàng bị coi là hàng nhập lậu. Căn cứ áp dụng là Thông tư liên tịch 64/2015/TTLT-BTC-BCT-BCA-BQP, hiện vẫn còn hiệu lực.
Một số trường hợp thường gặp:
- Cơ sở trực tiếp nhập khẩu vận chuyển hàng: đi kèm tờ khai hải quan hàng nhập khẩu.
- Cơ sở mua lại hàng nhập khẩu để vận chuyển: đi kèm hóa đơn của cơ sở bán hàng theo Nghị định 123/2020.
- Điều chuyển hàng nhập khẩu cho chi nhánh, đơn vị phụ thuộc khác tỉnh: đi kèm hóa đơn hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và lệnh điều động.
Ngoài hóa đơn chứng từ, hàng nhập khẩu bán trong nước còn phải có nhãn phụ bằng tiếng Việt theo Nghị định 43/2017/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 111/2021/NĐ-CP. Thiếu nhãn phụ cũng là một lỗi thường gặp khi kiểm tra hàng lưu thông.
Chở hàng không có hóa đơn, chứng từ bị phạt bao nhiêu?
Nếu hàng trên đường không có hóa đơn, chứng từ chứng minh nguồn gốc hợp pháp và không xuất trình được trong thời hạn kiểm tra, hàng bị coi là hàng không rõ nguồn gốc, xuất xứ hoặc hàng nhập lậu và bị phạt tiền theo giá trị lô hàng. Mức phạt với cá nhân đi từ cảnh cáo cho tới 50 triệu đồng, tổ chức phạt gấp đôi và còn gấp đôi nữa với nhóm thực phẩm, thuốc, mỹ phẩm, hóa chất. Người bán không lập hóa đơn còn bị phạt lũy tiến tới 80 triệu đồng.
Bảng mức phạt với hàng hóa không rõ nguồn gốc, xuất xứ theo Nghị định 98/2020/NĐ-CP (Điều 17, sửa đổi bởi Nghị định 17/2022/NĐ-CP), áp dụng với cá nhân:
| Giá trị hàng vi phạm | Mức phạt tiền |
|---|---|
| Dưới 1 triệu đồng | Cảnh cáo hoặc 300.000 – 500.000 đồng |
| Từ 1 đến dưới 3 triệu đồng | 500.000 – 1.000.000 đồng |
| Từ 3 đến dưới 5 triệu đồng | 1.000.000 – 3.000.000 đồng |
| Từ 5 đến dưới 10 triệu đồng | 3.000.000 – 5.000.000 đồng |
| Từ 10 đến dưới 20 triệu đồng | 5.000.000 – 7.000.000 đồng |
| Từ 20 đến dưới 30 triệu đồng | 7.000.000 – 10.000.000 đồng |
| Từ 30 đến dưới 40 triệu đồng | 10.000.000 – 15.000.000 đồng |
| Từ 40 đến dưới 50 triệu đồng | 15.000.000 – 20.000.000 đồng |
| Từ 50 đến dưới 70 triệu đồng | 20.000.000 – 30.000.000 đồng |
| Từ 70 đến dưới 100 triệu đồng | 30.000.000 – 40.000.000 đồng |
| Từ 100 triệu đồng trở lên | 40.000.000 – 50.000.000 đồng |
Nếu hàng bị xác định là hàng nhập lậu, mức phạt áp dụng theo Điều 15 của Nghị định 98/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 17/2022/NĐ-CP), cũng theo giá trị lô hàng:
| Giá trị hàng nhập lậu | Mức phạt tiền |
|---|---|
| Dưới 3 triệu đồng | 500.000 – 1.000.000 đồng |
| Từ 3 đến dưới 5 triệu đồng | 1.000.000 – 2.000.000 đồng |
| Từ 5 đến dưới 10 triệu đồng | 2.000.000 – 4.000.000 đồng |
| Từ 10 đến dưới 20 triệu đồng | 4.000.000 – 6.000.000 đồng |
| Từ 20 đến dưới 30 triệu đồng | 6.000.000 – 10.000.000 đồng |
| Từ 30 đến dưới 50 triệu đồng | 10.000.000 – 20.000.000 đồng |
| Từ 50 đến dưới 70 triệu đồng | 20.000.000 – 30.000.000 đồng |
| Từ 70 đến dưới 100 triệu đồng | 30.000.000 – 40.000.000 đồng |
| Từ 100 triệu đồng trở lên | 40.000.000 – 50.000.000 đồng |
Riêng hành vi người bán không lập hóa đơn khi bán hàng bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 16/1/2026. Mức phạt tính lũy tiến theo số hóa đơn không lập: dưới 10 số hóa đơn phạt tới 10 triệu đồng; từ 10 đến dưới 50 số phạt tới 50 triệu đồng; từ 50 số hóa đơn trở lên phạt từ 60 đến 80 triệu đồng.
Các mức trên áp dụng với cá nhân; tổ chức vi phạm bị phạt gấp đôi. Trách nhiệm về hóa đơn hướng vào người kinh doanh, chủ hàng, nhưng người vận chuyển hàng nhập lậu cũng có thể bị xử phạt theo Nghị định 98/2020 – đây là lý do đơn vị vận chuyển yêu cầu khách cung cấp đủ chứng từ trước khi nhận chở.
Thời điểm và cách xuất trình hóa đơn, chứng từ
Hóa đơn, chứng từ phải xuất trình được ngay tại thời điểm cơ quan chức năng như quản lý thị trường, công an, hải quan kiểm tra hàng trên đường. Với hóa đơn điện tử, việc xuất trình thực hiện bằng bản thể hiện điện tử hoặc mã tra cứu trên hệ thống, không cần bản giấy.
Quan niệm cũ cho rằng được bổ sung hóa đơn, chứng từ trong 12 đến 24 giờ thuộc Nghị định 98/2007/NĐ-CP đã hết hiệu lực, nên không còn áp dụng. Vì vậy, cách an toàn nhất là luôn để hóa đơn, chứng từ hoặc mã tra cứu đi cùng lô hàng ngay từ khi xuất kho. Trên thực tế, chủ hàng nên gửi kèm bản chụp hoặc file PDF của hóa đơn cho tài xế để xuất trình khi cần.
Á Châu hỗ trợ khách chuẩn bị hóa đơn, chứng từ khi vận chuyển
Là đơn vị vận chuyển hàng hóa hơn 300 chuyến mỗi tháng trên tuyến Bắc – Nam, Á Châu nhắc và kiểm tra khách chuẩn bị đủ hóa đơn, chứng từ đi cùng hàng trước khi xe rời kho, để lô hàng không bị giữ hay chậm khi kiểm tra dọc đường. Trách nhiệm pháp lý về hóa đơn thuộc về chủ hàng; Á Châu vận chuyển và lập vận đơn, biên bản giao nhận cho từng lô.
Cụ thể, với mỗi đơn hàng, Á Châu:
- Tư vấn khách loại chứng từ cần chuẩn bị theo trường hợp: bán đứt, điều chuyển nội bộ hay gửi bán đại lý.
- Nhắc khách gửi kèm hóa đơn hoặc mã tra cứu cho tài xế trước khi nhận hàng.
- Lập vận đơn và biên bản giao nhận ghi rõ số lượng, loại hàng cho mỗi lô.
- Với hàng giá trị cao, hỗ trợ khai giá trên vận đơn và mua bảo hiểm hàng hóa hộ khi khách yêu cầu.
Doanh nghiệp cần gửi hàng Bắc – Nam và muốn được tư vấn về chứng từ có thể gọi 1900 1733 hoặc tham khảo bảng giá cước vận chuyển. Hàng hóa hư hỏng, mất mát trong quá trình vận chuyển được bồi thường theo điều khoản in trên vận đơn. Xem thêm các hình thức vận chuyển hàng Bắc – Nam mà Á Châu đang khai thác.
Câu hỏi thường gặp về hóa đơn, chứng từ khi vận chuyển
Chở hàng cá nhân, đồ đã qua sử dụng có cần hóa đơn không?
Đồ dùng cá nhân, hàng không nhằm mục đích kinh doanh không bắt buộc phải có hóa đơn. Tuy nhiên, nên giữ giấy tờ chứng minh như biên nhận hoặc hợp đồng mua để tránh bị hiểu nhầm là hàng kinh doanh khi kiểm tra.
Hàng nông sản do nông dân tự sản xuất có cần hóa đơn không?
Người trực tiếp sản xuất bán ra không phải lập hóa đơn. Bên mua lập bảng kê thu mua hàng hóa theo Nghị định 123/2020 để làm chứng từ đi kèm.
Hóa đơn điện tử thì xuất trình trên đường thế nào?
Xuất trình bằng mã tra cứu hoặc bản thể hiện điện tử của hóa đơn. Tài xế chỉ cần có mã hoặc file để cơ quan chức năng tra trên hệ thống, không cần bản giấy đóng dấu.
Đơn vị vận chuyển có bị phạt khi chở hàng không hóa đơn không?
Trách nhiệm chính thuộc chủ hàng, nhưng người vận chuyển hàng nhập lậu vẫn có thể bị xử phạt theo Nghị định 98/2020. Vì vậy Á Châu yêu cầu khách cung cấp đủ chứng từ trước khi nhận chở.
Điều chuyển hàng giữa hai kho cùng công ty cần giấy gì?
Cần phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm lệnh điều động, không cần hóa đơn bán hàng vì đây là luân chuyển trong nội bộ doanh nghiệp.
Nội dung do Công ty Cổ phần Vận Chuyển Á Châu biên soạn từ thực tế vận chuyển tuyến Bắc – Nam. Căn cứ pháp lý hiện hành: Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) về hóa đơn, chứng từ; Thông tư liên tịch 64/2015/TTLT-BTC-BCT-BCA-BQP về hàng nhập khẩu lưu thông; Nghị định 98/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 17/2022/NĐ-CP) và Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP) về xử phạt — đã rà soát ngày . Bài viết mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý; khi áp dụng cụ thể, đề nghị đối chiếu văn bản gốc hoặc hỏi cơ quan thuế, hải quan.