Giấy tờ và thủ tục cần thiết khi gửi hàng Bắc Nam

Gửi hàng Bắc Nam cần những giấy tờ gì?

Bộ giấy tờ đi theo một lô hàng chia làm ba nhóm, phân theo người lập ra chúng.

Nhóm thứ nhất là chứng từ chứng minh nguồn gốc hàng, do người gửi lập hoặc giữ sẵn: hoá đơn điện tử, hợp đồng mua bán, hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Đây là nhóm mà quản lý thị trường và cảnh sát giao thông hỏi khi kiểm tra dọc đường.

Nhóm thứ hai là chứng từ vận chuyển. Á Châu lập vận đơn để ghi thông tin lô hàng và xác nhận giao nhận. Người nhận kiểm hàng và ký trực tiếp trên bill Á Châu; ký thêm biên bản giao hàng của khách nếu có.

Nhóm thứ ba chỉ xuất hiện với hàng có điều kiện: giấy phép, giấy chứng nhận hoặc phiếu an toàn do cơ quan chuyên ngành cấp.

Về mặt pháp lý, hàng hoá lưu thông trên đường phải có hoá đơn, chứng từ chứng minh nguồn gốc hợp pháp và xuất trình được ngay tại thời điểm kiểm tra. Không xuất trình được thì lô hàng có thể bị coi là hàng không rõ nguồn gốc, xuất xứ. Gửi bổ sung qua email sau đó thường không được chấp nhận ngay tại chỗ, mà xe thì phải chờ. Chi tiết từng trường hợp và mức xử phạt nằm ở bài quy định hoá đơn, chứng từ khi vận chuyển.

Chứng từ theo từng tình huống hàng hoá

Chứng từ không phải một bộ cố định. Nó phụ thuộc vào việc lô hàng rời kho vì lý do gì — bán đi, chuyển nội bộ, hay đưa đi gia công.

Hàng có điều kiện thì cần thêm giấy phép chuyên ngành trước khi xếp lên xe — chẳng hạn lô hoá chất công nghiệp đi từ Long An ra Hải Phòng phải có phiếu an toàn hoá chất và nhãn cảnh báo đúng quy định, xem thêm ở trang vận chuyển hoá chất công nghiệp. Một số mặt hàng thì không đơn vị vận tải nào được nhận, danh sách nằm ở bài danh mục hàng không nhận chở.

Các chữ viết tắt hay gặp trên bộ chứng từ, từ MSDS tới CO và CQ, được giải nghĩa gọn trong từ điển thuật ngữ vận tải.

Thủ tục gửi hàng tại Á Châu: 4 bước

Toàn bộ quy trình gói trong bốn bước, và khách chỉ phải chuẩn bị giấy tờ ở bước một.

1. Báo hàng và nhận báo giá. Gọi tổng đài 1900 1733 phím 1, hoặc liên hệ trực tiếp nhân viên kinh doanh đường bộ. Cần cho biết loại hàng, khối lượng hoặc số khối, điểm lấy và điểm giao. Báo giá phản hồi trong vòng 30 phút.
2. Giao hàng. Khách mang hàng tới kho, tới một trong các điểm gửi hàng, hoặc để xe Á Châu tới lấy tận nơi. Ba kho chính đặt tại TP.HCM, Hà Nội và Đà Nẵng. Xe xuất bến khi xếp đầy hàng và chạy hằng ngày, nên không có khung giờ cắt hàng cố định — dịp Tết thì nên báo trước một tới hai ngày.
3. Nhận vận đơn. Mỗi lô hàng có một vận đơn mã AC kèm 7 số, in thành 4 liên. Hàng giá trị cao thì khai giá ngay lúc này và yêu cầu nhân viên ký xác nhận lên vận đơn. Khai sau khi hàng đã mất thì không còn tác dụng.
4. Theo dõi hành trình. Dùng mã vận đơn tra vận đơn trên website; hệ thống cũng gửi thông báo cập nhật qua email. Riêng vận đơn đường biển tra ở hệ thống trackingsea, không tra chung với đường bộ.

Thời gian chạy tuỳ hình thức. Hàng ghép Bắc Nam thường 3 đến 4 ngày, một số khu vực nhanh hoặc chậm hơn. Nguyên xe đi miền Trung khoảng 1 ngày, trọn tuyến Bắc Nam 2 ngày nhờ đường cao tốc đã nối gần liền mạch, và mỗi xe đường dài bố trí 2 tài xế chạy nối ca. Cước từng chặng xem ở bảng giá cước vận chuyển.

Nhận hàng tại kho Á Châu lần đầu: từ thông báo đến ký nhận

Người nhận chỉ cần cung cấp mã bill và số điện thoại khớp với thông tin nhân viên kinh doanh hoặc kho đã báo là có thể nhận hàng. Nếu nhờ người khác hoặc tài xế đến lấy thay, hãy đăng ký thông tin người lấy trước với nhân viên kinh doanh để nhân viên báo kho xác nhận cho lấy hàng.

1. Xác nhận hàng đã sẵn sàng để nhận

Trước khi đi, bạn nên xác nhận với nhân viên phụ trách rằng lô hàng đã có thể bàn giao. Thời gian xe dự kiến đến giúp sắp xếp công việc, nhưng chưa đủ để quyết định chạy xe ra lấy hàng.

Khi trao đổi, chuẩn bị mã bill và hỏi rõ địa chỉ trả hàng, thời điểm có thể nhận và người liên hệ tại điểm trả. Đối chiếu số kiện và dạng đóng gói để chọn phương tiện chở về phù hợp, nhất là hàng đóng pallet, kiện gỗ hoặc thùng lớn.

2. Đến đúng kho trong giờ làm việc

Ba kho Á Châu tại TP.HCM, Đà Nẵng và Hà Nội mở cửa 08:00–22:00, thứ Hai–thứ Bảy; Chủ nhật đóng cửa. Bạn cần đến địa chỉ đã được thông báo cho lô hàng của mình.

Giờ mở cửa kho không thay cho việc xác nhận lô hàng đã sẵn sàng. Với hàng nặng hoặc cồng kềnh, nên trao đổi trước về phương tiện đến lấy và việc bốc hàng lên xe.

Bạn có thể mở bản đồ từ trang hệ thống chi nhánh. Nếu điểm trả là trạm trung chuyển ở tỉnh, hãy xác nhận lịch nhận với nhân viên kinh doanh trước khi đến; không áp giờ của ba kho chính cho các trạm này.

3. Cung cấp mã bill và xác nhận người đến nhận

Người đứng tên nhận cung cấp mã bill và số điện thoại trùng khớp với thông tin nhân viên kinh doanh hoặc kho đã báo. Bạn nên lưu sẵn hai thông tin này để nhân viên đối chiếu đúng lô hàng.

Người nhận hộ hoặc tài xế đến lấy thay phải được đăng ký thông tin trước với nhân viên kinh doanh. Nhân viên kinh doanh sẽ báo kho xác nhận cho lấy hàng; bạn nên hoàn tất việc này trước khi điều người hoặc xe đến kho.

4. Kiểm hàng rồi ký trực tiếp trên bill Á Châu

Người nhận kiểm hàng và ký trực tiếp trên bill của Á Châu. Nếu khách có biên bản giao hàng (BBGH) riêng thì ký thêm trên biên bản đó, đối chiếu để thông tin bàn giao trên các chứng từ thống nhất.

• Đếm số thùng, bao hoặc pallet thực nhận theo đơn vị ghi trên bill.
• Quan sát bao bì, băng keo và đai buộc; báo ngay kiện có dấu hiệu rách, móp hoặc ướt.
• Ghi rõ chênh lệch và phạm vi đã kiểm trước khi ký; đếm đủ kiện đóng kín chưa có nghĩa là đã kiểm đủ sản phẩm bên trong.

Bạn nên giữ thông tin vận đơn và ảnh ghi nhận tại thời điểm bàn giao để tiện đối chiếu sau đó. Cách ghi tình trạng cụ thể nằm trong phần xác nhận giao nhận trên bill Á Châu. Khi có mất mát hoặc hư hỏng, điều kiện xử lý được trình bày tại chính sách bồi thường.

5. Đối chiếu khoản còn thanh toán trước khi mang hàng về

Nếu lô hàng được giao vào nhà máy, bạn xem thêm phần hồ sơ xe và lịch giao vào nhà máy để phối hợp yêu cầu tiếp nhận và điều kiện chờ xe.

Bạn nên hỏi rõ lô hàng còn khoản nào phải thanh toán tại đầu nhận và đối chiếu với thỏa thuận gửi hàng. Với khoản chưa rõ hoặc khác thông tin người gửi báo, hãy nhờ nhân viên phụ trách kiểm tra lại trước khi thanh toán.

Trước khi rời kho, kiểm lại số kiện đã đưa lên phương tiện và chứng từ đi cùng. Nếu chưa thể đến lấy theo thời điểm đã trao đổi, báo lại cho nhân viên để xác nhận cách xử lý lô hàng. Cần hỗ trợ, gọi 1900 1733 và cung cấp mã bill cùng kho trả hàng.

Giấy tờ phía Á Châu đã có sẵn

Nhóm giấy tờ liên quan tới xe và người lái thuộc trách nhiệm đơn vị vận tải. Khách gửi hàng không cần chuẩn bị, nhưng biết nhà xe có đủ hay không thì đáng, vì xe bị giữ vì thiếu phù hiệu cũng đồng nghĩa lô hàng nằm lại dọc đường.

Đây cũng là bộ tiêu chí dùng được khi đánh giá bất kỳ nhà xe nào: hỏi phù hiệu và giấy phép kinh doanh vận tải trước khi giao lô hàng lớn. Toàn bộ điều kiện và thủ tục của nhóm này nằm ở bài điều kiện kinh doanh vận tải bằng xe ô tô.

Bảo hiểm hàng hoá: khi nào cần?

Bảo hiểm hàng hoá không bắt buộc theo luật. Đây là lựa chọn của chủ hàng, cân theo giá trị lô hàng và mức rủi ro chấp nhận được.

Giá trị lô hàng được bảo vệ bằng hai cách. Cách thứ nhất là khai giá ngay trên vận đơn lúc gửi — khi đó việc bồi thường tính theo giá trị đã khai và điều khoản mặt sau vận đơn. Cách thứ hai là nhờ Á Châu đứng ra mua bảo hiểm hàng hoá hộ; công ty nhận làm khâu này khi khách yêu cầu.

Hai cách không loại trừ nhau, và lô hàng giá trị cao thường dùng cả hai — phân biệt kỹ hai lớp bảo vệ này nằm ở bài bảo hiểm hàng hoá khi vận chuyển. Mức bồi thường trong từng trường hợp xem ở chính sách bồi thường của công ty. Khai giá và giới hạn bồi thường cũng chính là hai trong số các điều khoản cần đọc kỹ trong hợp đồng vận chuyển trước khi đặt bút ký.

Câu hỏi thường gặp về giấy tờ và thủ tục gửi hàng