Giấy tờ và thủ tục cần thiết khi gửi hàng Bắc Nam

Gửi hàng Bắc Nam cần những giấy tờ gì?

Bộ giấy tờ đi theo một lô hàng chia làm ba nhóm, phân theo người lập ra chúng.

Nhóm thứ nhất là chứng từ chứng minh nguồn gốc hàng, do người gửi lập hoặc giữ sẵn: hoá đơn điện tử, hợp đồng mua bán, hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Đây là nhóm mà quản lý thị trường và cảnh sát giao thông hỏi khi kiểm tra dọc đường.

Nhóm thứ hai là chứng từ vận chuyển, do nhà xe cấp khi nhận hàng: vận đơn và biên bản giao nhận. Nhóm này chứng minh hàng đang được ai chở, chở theo thoả thuận nào, và tình trạng hàng lúc bàn giao ra sao.

Nhóm thứ ba chỉ xuất hiện với hàng có điều kiện: giấy phép, giấy chứng nhận hoặc phiếu an toàn do cơ quan chuyên ngành cấp.

Về mặt pháp lý, hàng hoá lưu thông trên đường phải có hoá đơn, chứng từ chứng minh nguồn gốc hợp pháp và xuất trình được ngay tại thời điểm kiểm tra. Không xuất trình được thì lô hàng có thể bị coi là hàng không rõ nguồn gốc, xuất xứ. Gửi bổ sung qua email sau đó thường không được chấp nhận ngay tại chỗ, mà xe thì phải chờ. Chi tiết từng trường hợp và mức xử phạt nằm ở bài quy định hoá đơn, chứng từ khi vận chuyển.

Chứng từ theo từng tình huống hàng hoá

Chứng từ không phải một bộ cố định. Nó phụ thuộc vào việc lô hàng rời kho vì lý do gì — bán đi, chuyển nội bộ, hay đưa đi gia công.

Hàng có điều kiện thì cần thêm giấy phép chuyên ngành trước khi xếp lên xe — chẳng hạn lô hoá chất công nghiệp đi từ Long An ra Hải Phòng phải có phiếu an toàn hoá chất và nhãn cảnh báo đúng quy định, xem thêm ở trang vận chuyển hoá chất công nghiệp. Một số mặt hàng thì không đơn vị vận tải nào được nhận, danh sách nằm ở bài danh mục hàng không nhận chở.

Thủ tục gửi hàng tại Á Châu: 4 bước

Toàn bộ quy trình gói trong bốn bước, và khách chỉ phải chuẩn bị giấy tờ ở bước một.

1. Báo hàng và nhận báo giá. Gọi tổng đài 1900 1733 phím 1, hoặc liên hệ trực tiếp nhân viên kinh doanh đường bộ. Cần cho biết loại hàng, khối lượng hoặc số khối, điểm lấy và điểm giao. Báo giá phản hồi trong vòng 30 phút.
2. Giao hàng. Khách mang hàng tới kho, tới một trong các điểm gửi hàng, hoặc để xe Á Châu tới lấy tận nơi. Ba kho chính đặt tại TP.HCM, Hà Nội và Đà Nẵng. Xe xuất bến khi xếp đầy hàng và chạy hằng ngày, nên không có khung giờ cắt hàng cố định — dịp Tết thì nên báo trước một tới hai ngày.
3. Nhận vận đơn. Mỗi lô hàng có một vận đơn mã AC kèm 7 số, in thành 4 liên. Hàng giá trị cao thì khai giá ngay lúc này và yêu cầu nhân viên ký xác nhận lên vận đơn. Khai sau khi hàng đã mất thì không còn tác dụng.
4. Theo dõi hành trình. Dùng mã vận đơn tra vận đơn trên website; hệ thống cũng gửi thông báo cập nhật qua email. Riêng vận đơn đường biển tra ở hệ thống trackingsea, không tra chung với đường bộ.

Thời gian chạy tuỳ hình thức. Hàng ghép Bắc Nam thường 3 đến 4 ngày, một số khu vực nhanh hoặc chậm hơn. Nguyên xe đi miền Trung khoảng 1 ngày, trọn tuyến Bắc Nam 2 ngày nhờ đường cao tốc đã nối gần liền mạch, và mỗi xe đường dài bố trí 2 tài xế chạy nối ca. Cước từng chặng xem ở bảng giá cước vận chuyển.

Thủ tục nhận hàng và những gì phải kiểm ngay tại chỗ

Chữ ký trên biên bản giao nhận là mốc pháp lý. Ký xong rồi mới phát hiện thiếu hàng thì việc chứng minh trở nên rất khó, vì biên bản đã ghi nhận hàng giao đủ và nguyên vẹn.

• Đếm số kiện thực nhận — đối chiếu với số kiện ghi trên vận đơn.
• Xem vỏ ngoài từng kiện — thùng móp, băng keo rách, dấu ẩm ướt.
• Ghi bất thường vào biên bản kèm ảnh chụp, rồi mới ký.

Người nhận nên là người có thẩm quyền của bên nhận, vì chữ ký này ràng buộc trách nhiệm.

Khi có mất mát hoặc hư hỏng, hồ sơ khiếu nại dựa trên đúng ba thứ vừa nói: biên bản ghi nhận bất thường, ảnh chụp tại thời điểm nhận, và vận đơn. Thời hạn khiếu nại trong nước là 30 ngày kể từ ngày gửi. Điều kiện, mức và cách tính bồi thường theo điều khoản mặt sau vận đơn, xem đầy đủ ở chính sách bồi thường.

Giấy tờ phía Á Châu đã có sẵn

Nhóm giấy tờ liên quan tới xe và người lái thuộc trách nhiệm đơn vị vận tải. Khách gửi hàng không cần chuẩn bị, nhưng biết nhà xe có đủ hay không thì đáng, vì xe bị giữ vì thiếu phù hiệu cũng đồng nghĩa lô hàng nằm lại dọc đường.

Đây cũng là bộ tiêu chí dùng được khi đánh giá bất kỳ nhà xe nào: hỏi phù hiệu và giấy phép kinh doanh vận tải trước khi giao lô hàng lớn. Toàn bộ điều kiện và thủ tục của nhóm này nằm ở bài điều kiện kinh doanh vận tải bằng xe ô tô.

Bảo hiểm hàng hoá: khi nào cần?

Bảo hiểm hàng hoá không bắt buộc theo luật. Đây là lựa chọn của chủ hàng, cân theo giá trị lô hàng và mức rủi ro chấp nhận được.

Giá trị lô hàng được bảo vệ bằng hai cách. Cách thứ nhất là khai giá ngay trên vận đơn lúc gửi — khi đó việc bồi thường tính theo giá trị đã khai và điều khoản mặt sau vận đơn. Cách thứ hai là nhờ Á Châu đứng ra mua bảo hiểm hàng hoá hộ; công ty nhận làm khâu này khi khách yêu cầu.

Hai cách không loại trừ nhau, và lô hàng giá trị cao thường dùng cả hai. Mức bồi thường trong từng trường hợp xem ở chính sách bồi thường của công ty. Khai giá và giới hạn bồi thường cũng chính là hai trong số các điều khoản cần đọc kỹ trong hợp đồng vận chuyển trước khi đặt bút ký.

Câu hỏi thường gặp về giấy tờ và thủ tục gửi hàng