COD là gì? Thu hộ tiền hàng khi gửi hàng lô Bắc Nam
COD (Cash on Delivery) là hình thức giao hàng kèm thu tiền hộ: đơn vị vận chuyển thu tiền hàng từ người nhận ngay lúc giao, rồi chuyển khoản tiền đó về cho người gửi. Cùng một chữ COD nhưng tồn tại hai thế giới ít khi được tách bạch — đơn lẻ thương mại điện tử vài trăm nghìn đồng, và lô hàng B2B liên tỉnh trị giá vài chục tới vài trăm triệu — khác nhau từ mức phí, cách kiểm hàng cho tới hạn mức. Vận Chuyển Á Châu viết bài này cho người gửi hàng lô: dòng tiền COD chạy qua tay những ai, vì sao phí hàng lô tính 1 – 3% giá trị thay vì vài nghìn đồng mỗi đơn, và khi nào nên dùng COD thay cho chuyển khoản hay công nợ.
COD là gì?
COD là viết tắt của Cash on Delivery, dịch sát nghĩa là “trả tiền khi nhận hàng”. Dịch vụ có ba vai: người gửi bán hàng và cần thu tiền, đơn vị vận chuyển vừa chở hàng vừa cầm hộ tiền, người nhận trả đủ tiền rồi mới nhận hàng. Không bên nào phải ứng trước cho bên nào — hàng và tiền đổi chủ tại cùng một thời điểm giao nhận.
Còn “thu hộ” thì sao? Vẫn là nó. Trên vận đơn và chứng từ vận tải ở Việt Nam, dịch vụ này ghi thành “thu hộ tiền hàng”; COD là cách gọi vay từ tiếng Anh, thu hộ là cách gọi trên giấy tờ. Nhân viên chành xe — cách gọi quen của nhà xe chở hàng lô liên tỉnh — nói “gửi thu hộ” hay “gửi COD” thì bạn hiểu là một.
Một ví dụ cho dễ hình dung. Chủ hàng ở TP.HCM gửi 2 tấn phụ kiện xe máy cho đại lý ở Hà Nội, đại lý chưa thanh toán trước. Thay vì chờ chuyển khoản rồi mới phát hàng, chủ hàng đăng ký thu hộ đúng giá trị lô. Xe giao tới, đại lý trả tiền, và khoản tiền quay về TP.HCM qua tài khoản của chủ hàng. Người bán không phải đòi nợ. Người mua không phải trả trước cho lô hàng chưa nhìn thấy. Đơn vị vận chuyển đứng giữa làm hai việc một lúc — giao hàng và giữ tiền — và thu một khoản phí cho việc thứ hai.
Dòng tiền COD đi như thế nào?
Tiền COD đi qua bốn chặng: bạn đăng ký số tiền cần thu lúc lập vận đơn, số tiền được ghi vào ô “Ghi chú” trên vận đơn, người nhận trả tiền lúc nhận hàng, rồi kế toán đơn vị vận chuyển hoàn khoản đó về tài khoản của bạn.
- Đăng ký số tiền thu hộ. Báo con số ngay lúc lập vận đơn tại kho. Con số chốt tại đây, không bổ sung miệng sau khi xe đã chạy.
- Số tiền nằm trên vận đơn. Nhân viên ghi vào ô “Ghi chú” — các liên vận đơn cùng hiện một con số, hai đầu gửi nhận đối chiếu bằng đúng tờ giấy đó.
- Người nhận trả tiền lúc nhận hàng. Trả tiền mặt cho nhân viên giao hàng, hoặc chuyển khoản ngay tại chỗ. Trả đủ thì hàng mới rời kho, rời xe.
- Kế toán hoàn tiền cho bạn. Tiền về tài khoản người gửi trong 1 – 2 ngày làm việc, không trừ phí chuyển khoản, và nhận cả tài khoản cá nhân — không bắt buộc phải là tài khoản công ty.
Vì sao mất 1 – 2 ngày mà không hoàn ngay trong hôm giao? Vì có một bước đối soát nằm giữa. Tiền người nhận trả — nhất là tiền mặt thu tại kho hay trên xe — phải về tới kế toán, khớp với con số trên liên vận đơn, rồi lệnh chuyển mới chạy. Bước khớp số này chính là thứ bạn trả phí để mua: từng đồng thu hộ đều có một tờ vận đơn đối chiếu được, thay vì một lời nhắn “đã thu đủ”.
Còn cước vận chuyển nằm đâu trong dòng tiền này? Có hai cách. Bạn trả cước ngay lúc gửi, tiền thu hộ hoàn về nguyên vẹn; hoặc cộng cả cước vào số tiền người nhận phải trả, kế toán trừ cước và phí rồi hoàn phần còn lại. Cách thứ hai hợp với người bán muốn dồn trọn chi phí vận chuyển sang giá bán cho đại lý.
Phí COD là gì và tính như thế nào?
Phí COD là khoản người gửi trả cho đơn vị vận chuyển để được làm dịch vụ thu tiền hộ — trả lời luôn câu hay gặp: phí này người gửi chịu, không phải người nhận. Với hàng lô, mức phổ biến tính theo phần trăm số tiền cần thu. Khung của Á Châu: 1 – 3% số tiền thu hộ tuỳ giá trị đơn và thoả thuận, tối thiểu 50.000đ mỗi đơn.
Hai điểm hay bị đọc nhầm trong khung đó. Thứ nhất, phí tính trên số tiền cần thu, không phải trên cước vận chuyển — gửi lô cước 2.000.000đ nhưng nhờ thu 40.000.000đ thì phần trăm áp lên con số 40.000.000đ. Thứ hai, mức cụ thể nằm đâu giữa 1% và 3% là chuyện chốt với nhân viên kinh doanh theo giá trị đơn và tần suất gửi, không phải một bảng cứng.
Thử hai phép tính. Đơn 20.000.000đ ở mức 1% mất 200.000đ phí. Đơn 3.000.000đ cũng mức 1% chỉ ra 30.000đ — thấp hơn sàn, nên thu đúng 50.000đ. Ranh giới nằm ở mốc 5.000.000đ: từ đó trở lên, mức 1% mới bắt đầu vượt khoản tối thiểu.
Vì sao tính phần trăm mà không thu một khoản cố định? Vì rủi ro đi theo số tiền. Một lô hàng B2B thường trị giá vài chục tới vài trăm triệu đồng; đơn vị vận chuyển cầm hộ khoản đó suốt chặng về, chịu trách nhiệm đối soát từng đồng, và Á Châu không đặt trần số tiền thu hộ. Cầm hộ 80.000.000đ — phí 1% là 800.000đ — nặng trách nhiệm hơn hẳn cầm hộ 300.000đ, nên phí phải bám theo giá trị. Chuyển phát nhanh thì ngược lại: phục vụ đơn nhỏ số lượng lớn, nên thu một khoản cố định vài nghìn đồng mỗi giao dịch. Hai mô hình phí sinh ra từ hai cỡ đơn hàng khác nhau.
Bảng phí chia theo từng khoảng giá trị, hạn mức và thủ tục đăng ký nằm ở trang dịch vụ thu hộ COD — bài này chỉ giữ phần khung để bạn ước lượng nhanh.
COD hàng lô B2B khác COD thương mại điện tử chỗ nào?
COD hàng lô B2B khác COD thương mại điện tử ở bốn điểm: giá trị đơn, cách tính phí, phạm vi kiểm hàng khi giao, và hạn mức thu hộ. Bảng dưới đặt hai thế giới cạnh nhau.
| Tiêu chí | COD đơn lẻ TMĐT | COD hàng lô B2B |
|---|---|---|
| Giá trị điển hình | Vài trăm nghìn đồng | Vài chục tới vài trăm triệu đồng |
| Phí thu hộ | Cố định vài nghìn đồng mỗi đơn | 1 – 3% số tiền thu, tối thiểu 50.000đ |
| Kiểm hàng khi giao | Mở xem sản phẩm tuỳ chính sách shop | Nguyên thùng, nguyên đai, đủ số kiện |
| Hạn mức thu hộ | Thường có trần theo đơn | Không trần |
Hàng hạn mức cũng đáng dừng lại một nhịp. Dịch vụ phục vụ đơn lẻ thường chặn trần số tiền thu hộ mỗi đơn để khống chế rủi ro; vượt trần là phải chẻ nhỏ đơn hoặc chuyển kênh khác. Hàng lô B2B đi ngược lại: giá trị lô vốn đã lớn, nên Á Châu không đặt trần — đổi lại, phí tính theo phần trăm như phần trên đã giải thích.
Điểm dễ gây hiểu lầm nhất là kiểm hàng. Shop online có thể cho khách mở hộp xem sản phẩm rồi mới trả tiền — đơn vài trăm nghìn, đổi trả gọn. Hàng lô thì khác: người nhận kiểm nguyên thùng, nguyên đai, đủ số kiện trước khi trả tiền, còn hàng hoá bên trong từng thùng thuộc khâu đóng gói của người gửi, hai bên mua bán tự đối chiếu với nhau. Một lô 200 thùng linh kiện không thể mở từng thùng ngay tại điểm giao.
Từ khoá “ship COD” bạn hay gặp trên mạng gần như luôn nói về thế giới TMĐT — bài này nói về thế giới còn lại. Thu hộ ở chành xe còn khác thu hộ của các hãng chuyển phát nhanh ở chỗ nào nữa thì trang thu hộ COD đã so sánh đủ, không nhắc lại ở đây.
Khi nào nên dùng COD, khi nào chuyển khoản hoặc công nợ?
Chọn nhanh thế này: dùng COD khi giữa hai bên mua bán chưa có kênh thanh toán nào chắc hơn; đã có hợp đồng trả sau hoặc gửi hàng đều đặn thì có phương án nhẹ phí hơn.
Ba tình huống nên dùng COD, gặp hằng ngày ở quầy lập vận đơn:
- Giao dịch lần đầu. Người bán ở TP.HCM chưa từng làm việc với người mua ở Đà Nẵng. Giao hàng và nhận tiền cùng một lúc là cách hai bên bảo vệ nhau mà chưa cần tin nhau.
- Đại lý thanh toán theo lô. Mỗi chuyến hàng là một lần chốt tiền, sổ sách hai bên gọn theo từng vận đơn, không dồn thành khoản nợ khó đòi.
- Gom dòng tiền về một đầu mối. Người gửi bán cho nhiều khách ở nhiều tỉnh; để đơn vị vận chuyển thu rồi hoàn về một tài khoản đỡ phải theo dõi cả chục khoản chuyển lắt nhắt.
Hai tình huống không cần tới COD:
- Đã có hợp đồng mua bán trả sau. Cứ chuyển khoản theo kỳ hạn hợp đồng, nếu hai bên đã ký điều khoản trả sau — gắn thêm phí thu hộ lúc này là phí thừa.
- Gửi hàng định kỳ với Á Châu. Khách ký hợp đồng vận chuyển có thể xin chính sách công nợ: cuối tháng chốt bảng kê, thanh toán theo kỳ hạn 7 – 60 ngày tuỳ hợp đồng, khỏi kẹp tiền vào từng chuyến.
Để ý là hai thứ này không loại trừ nhau, vì chúng là hai dòng tiền khác nhau. Công nợ là chuyện tiền cước giữa bạn và Á Châu; COD là chuyện tiền hàng giữa bạn và người mua của bạn. Nhiều khách quen của chúng tôi chạy song song: cước gom về bảng kê cuối tháng, còn tiền hàng của khách mới thì vẫn nhờ thu hộ từng chuyến. Cước vận chuyển trả bằng kênh nào — tiền mặt, chuyển khoản hay trừ vào tiền thu hộ — xem đủ ở trang các phương thức thanh toán.
Người nhận từ chối nhận hàng hoặc không trả tiền thì sao?
Người nhận từ chối nhận hàng hoặc không trả tiền thì hàng hoàn về kho gửi, và người gửi chịu cước chiều hoàn. Đây là rủi ro thật của COD, nói trước để bạn tính vào giá vốn: lô hàng đã đi trọn một chặng, chiều quay về vẫn là một chuyến chở hàng phải trả tiền, dù giao dịch mua bán đổ vỡ không nằm ở khâu vận tải.
Ba cách giảm xác suất dính chuyện này, đều nằm ở phía người gửi:
- Chốt đơn chắc với người mua trước khi hàng lên xe — xác nhận số lượng, giá, và việc trả tiền khi nhận; đừng gửi hàng đi để “ép” một đơn còn lưỡng lự.
- Ghi đúng số tiền vào ô Ghi chú ngay lúc lập vận đơn. Số báo miệng hoặc bổ sung sau khi xe chạy là mầm tranh cãi ở đầu nhận.
- Giữ liên vận đơn của mình để đối soát khi tiền hoàn về.
Phía Á Châu cũng chặn trước một phần rủi ro: tài xế gọi điện xác nhận và hẹn giờ với người nhận trước khi cho hàng lên xe đi giao, nên chuyện xe tới nơi mới vỡ lẽ người nhận đổi ý là hiếm. Hiếm, nhưng không phải không có — vì thế mới cần ba việc ở trên.
Một khái niệm hay bị trộn vào đây: khai giá trị hàng hoá. Thu hộ là dịch vụ dòng tiền — thu bao nhiêu, hoàn bấy nhiêu. Khai giá là căn cứ bồi thường khi hàng hư hỏng, mất mát trong vận chuyển, và khai giá không thu phí. Hai việc độc lập nhau: một lô có thể vừa đăng ký thu hộ vừa khai giá, hoặc chỉ cần một trong hai.
Đăng ký thu hộ COD khi gửi hàng thế nào?
Chỉ một việc: báo số tiền cần thu ngay lúc lập vận đơn tại kho, nhân viên ghi vào ô Ghi chú là xong phần đăng ký. Gửi lẻ 1 – 2 đơn không cần ký hợp đồng. Dùng thu hộ đều đặn thì ký hợp đồng để kế toán hai bên đối soát theo kỳ cho gọn. Hạn mức, hình thức người nhận trả tiền, kỳ hoàn và các thông số còn lại của dịch vụ nằm đủ ở trang dịch vụ thu hộ COD — đọc trang đó trước khi mang lô đầu tiên ra kho là vừa.
Hỏi đáp về COD trong vận tải
Gửi COD có cần hợp đồng không?
Không, với khách gửi lẻ 1 – 2 đơn — báo số tiền thu hộ lúc lập vận đơn là đủ. Thu hộ thường xuyên thì ký hợp đồng để hai bên đối soát theo kỳ.
Tiền thu hộ bao lâu về tài khoản?
1 – 2 ngày làm việc kể từ khi giao hàng và thu tiền xong. Không bị trừ phí chuyển khoản; tài khoản cá nhân hay tài khoản công ty đều nhận được.
Phí COD có được trừ thẳng vào tiền thu hộ không?
Được. Chọn cách này thì kế toán trừ cước vận chuyển cùng phí thu hộ vào khoản tiền đã thu, rồi hoàn phần còn lại — bạn không phải trả đồng nào lúc gửi.
COD có áp dụng cho mọi loại hàng không?
Có, với mọi loại hàng Á Châu nhận chở và mọi hình thức gửi, từ hàng ghép vài tạ tới bao nguyên xe. Gọi là COD hay thu hộ tiền hàng thì trên vận đơn vẫn chỉ là một dịch vụ: giao hàng cho người nhận, mang tiền về cho người gửi.
Nội dung dựa trên chính sách thu hộ COD của Công ty Cổ Phần Vận Chuyển Á Châu, hotline 1900 1733, chốt cùng phòng kế toán ngày ; mức phí 1 – 3% (tối thiểu 50.000đ mỗi đơn) và kỳ hoàn tiền 1 – 2 ngày làm việc kiểm lại tại ngày đăng bài .
